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AS/point

 

May+Spies

 
 
Eckdaten:

  • Branche: Papierverarbeitung, Papierveredelung, Papierhandel
  • Herstellung und Handel von hochwertigen Fein- und Spezialpapieren
  • 180 Mitarbeiter
  • Produktion und zentrale Lagerhaltung in Düren, Vertriebszentrum in Solingen, Vertriebs-gesellschaften in Österreich und der Schweiz
  • Vier Geschäftsbereiche: Grafische Industrie (Grußkarten, Glückwunschkarten, Weihnachts-karten etc.), Trauerpapiere, Home & Office (Computerpapiere), individuelle Industrieetiketten
  • Kunden: Druckereibetriebe, Bestattungsunter-nehmen, großer Einzelhandel
  • 450 bis 1000 Telefonate täglich im Vertrieb
  • 110.000 Aufträge im Jahr sind abzuwickeln, 200.000 Positionen zu kommissionieren
  • Bis 17:30 Uhr eingehende Bestellungen werden taggleich ausgeliefert und erreichen den Kunden innerhalb von 24 Stunden

AS/point für MAY + SPIES:

  • IT-Partner seit 2000 mehr...
  • Einführung einer zentralen Terminal-Server- Infrastruktur mehr...
  • Einführung eines Zentrallagers mit einem Lagerführungssystem auf pio ERP-Basis mehr...
  • IT-technische Anbindung eines zentralen Vertriebszentrums mehr...
  • Kontinuierliche Betreuung der gesamten IT- und Netzwerkadministration mehr...

IT-Infrastruktur:

  • 70 PC-Arbeitsplätze an vier Standorten unter Windows
  • Lotus Notes als Groupware
  • IBM iSeries
           
IT-Partner seit 2000

Im Jahr 2000 war bei MAY+SPIES die Entscheidung gefallen, die EDV radikal umzubauen und von einer Siemens-orientierten IT-Infrastruktur auf eine IBM-basierte Landschaft mit einem eServer iSeries im Zentrum umzusteigen. Aus vier Gründen entschieden sich kaufmännische und technische Leitung damals, mit AS/point als Partner langfristig zusammen- zuarbeiten: AS/point war ein ausgewiesenes "AS/400"-Unternehmen.

AS/point hatte mit pio ERP eine erprobte und zuverlässige Warenwirtschaft für die iSeries im Programm. Technische und kaufmännische Leitung waren sicher, dass AS/point pio ERP genau an die Bedürfnisse von MAY+SPIES anpassen konnte und wollte – zu vertretbaren Preisen. AS/point besaß neben dem technischen Know-how die IT- strategische Weitsicht, um für MAY+SPIES eine ganzheitliche Infrastruktur zu konzipieren und als Generalunternehmer mit Partnern verantwortlich umzusetzen.

"Unsere Beziehung ist ein wenig wie eine Ehe – eine der guten. Sich zu vertrauen, eingespielt zu sein, zu wissen, was man voneinander erwartet, auch schon mal gemeinsam durch schwierige Zeiten zu stiefeln, sind abseits von Lösungsportfolio und Beratungs- kompetenz die wesentlichen 'Kitt-Faktoren', die AS/point und MAY+SPIES über einen so langen Zeitraum erfolgreich zusammenarbeiten lassen." charakterisiert der EDV-Leiter Franz Breuer die Zusammenarbeit mit AS/point.    
          

Kontinuierliche Betreuung der gesamten IT und- Netzwerkadministration

MAY+SPIES sind AS/point auch auf die lange Distanz treu geblieben. Bis heute betreut AS/point Netzwerk, Hardware und Software des Papierveredlers, ist insgesamt verantwortlich für das reibungslose Funktionieren der gesamten IT-Landschaft. Die eigene IT-Abteilung hat MAY+SPIES derweil reduziert.

AS/point spielt damit als Dienstleister eine erfolgskritische Rolle: Fällt die EDV aus, drohen MAY+SPIES Ausfälle in Millionenhöhe. Neben technischem Know-how und tiefer Kenntnisse der Systemwelt bei MAY+SPIES sind für diese Aufgabe absolute Zuverlässigkeit, schnelle und flexible Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse und eine proaktive Dienstleistungsmentalität gefragt.

May + Spies

"AS/point ist für uns seit 2000 der Allround-Partner, der uns in allen IT-Fragen kontinuierlich berät und die erarbeiteten Lösungen umsetzt."

Richard Braun, Kaufmännischer Leiter MAY + SPIES
 
           
Implementierung einer zentralen Terminal-Server-Infra-struktur

Um die IT-Infrastruktur zu vereinfachen und zu verschlanken, schlug AS/point vor, die verteilten Standorte mit der Terminallösung Citrix an den zentralen iSeries-Server anzubinden. Der Vorteil dieser Terminal-Server-Lösung: Die gesamte Logik und das Handling der Daten läuft auf dem zentralen Server ab. Die PCs an den Arbeitsplätzen stellen nur noch die Software-Oberfläche dar. Die Applikation selbst, etwa Word oder Excel, ist dort nicht installiert. So gibt es an den entfernten Orten kaum Wartungsaufwand und für die Datenleitungen zwischen den Standorten und der Zentrale reichen normale ISDN- oder DSL-Leitungen. IT-technisch, organisatorisch und von den Kosten her ist es in dieser Struktur völlig gleichgültig, wo der Schreibtisch eines Mitarbeiters steht.

Richard Braun, kaufmännischer Leiter: "Die Terminal-Server-Struktur, von AS/point vorgeschlagen und realisiert, hat wesentlich dazu beigetragen, dass wir unsere Organisation perfektionieren und gleichzeitig die Kosten senken konnten. Wir haben jetzt eine vollständige Übersicht über unsere Prozesse. Wenn es die Marktentwicklung gebietet, sind wir in der Lage, jederzeit irgendwo auf der Welt sehr schnell Standorte zu etablieren und in unsere Organisation zu integrieren. So viel Flexibilität beruhigt."     
           
Einführung eines Zentrallagers mit einem Lagerführungs-system auf pio ERP-Basis

Im Jahre 2000 besaß MAY+SPIES noch sieben dezentrale Lager mit Verkaufbüros quer über Deutschland verstreut. Obwohl diese Dezentralität theoretisch eine große Kundennähe versprach, erwies sich die Struktur als ineffizient. Jedes Depot organisierte die Logistik selbst und meistens nicht optimal. Im entscheidenden Augenblick fehlten im Lager dann doch die bestellten Artikel und Sendungen mussten mit Papieren aus verschiedenen Lagern zusammengestellt werden, es fehlte die unternehmensweite Übersicht über die aktuellen Lagerbestände – abgesehen davon, dass das Management und die Administration von verteilten Standorten enorm Ressourcen fressend sind.



Deshalb optimierte MAY+SPIES in einem ersten Schritt mit der beratenden Unterstützung von AS/point und eines Logistik-Experten sowie mit der technischen Unterstützung des Lagerführungs- moduls von pio ERP die Organisation des Zentrallagers in Düren drastisch. Nach der erfolgreichen Umstellung des Dürener Lagers löste MAY+SPIES die dezentralen Lager samt der Verkauf- büros auf und integrierte sie in das Zentrallager.
 
 

May + Spies Luftbildaufnahme
May + Spies Luftbildaufnahme
Das Ergebnis der Lager-Konsolidierung:

  • Durch Optimierung und Lagerführung mit pio ERP konnte das Zentrallager alle Niederlassungslager aufnehmen, ohne selbst vergrößert zu werden.
  • Gleichzeitig stieg der Service für die Kunden: Bis 17:30 Uhr eingehende Bestellungen werden noch taggleich ausgeliefert und sind im Regelfall innerhalb von 24 Stunden beim Kunden. Zuvor lag die Grenze bei 16:30 Uhr.
  • Die Kosten der Lagerhaltung sanken signifikant.
  • Im zentralen Lager stehen durch die Konzentration im Verhältnis mehr Mitarbeiter für Kommissionierung und Versendung zur Verfügung, obwohl die Gesamtmitarbeiterzahl sank.

Richard Braun, kaufmännischer Leiter: "Innerhalb eines Jahres hat sich die Investition in die neue Lagerstruktur komplett amortisiert. Das hat etwas mit der hervorragenden Lagerorganisation und -steuerung zu tun, aber auch damit, dass AS/point-Lösungen preislich weit unter denen der 'Großen' liegen. Flexibilität und Know-how von AS/point sorgen dafür, dass auch die vereinbarten Projektlaufzeiten genau eingehalten werden und dort keine Zusatzkosten entstehen. Das kennt man von komplexen IT-Projekten ja auch anders."    
          
IT-technische Anbindung eines zentralen Vertriebszentrums

Um bei der Schließung der verteilten Standorte nicht alle guten Mitarbeiter zu verlieren, richtete MAY+SPIES nach der Schließung der sieben Standorte ein Vertriebszentrum in der Nähe des ehemals größten Außenlagers des Papierveredlers ein.

Um die je nach Saison zwischen 450 und 1000 täglichen Bestelltelefonate abzuwickeln, implementierte AS/point die Organisationssoftware evo-one und baute sie mit einem CTI-Connector und einer CRM-Konfiguration zu einer leistungsfähigen Call-Center-Lösung aus (CRM = Customer Relationship Management). Ruft ein Kunde an, erkennt das System die Telefonnummer und spielt automatisch alle Informationen zu diesem Kunden auf den Bildschirm des Vertriebsmitarbeiters.

Durch die Terminal-Server-Struktur arbeitet das Vertriebspersonal genauso, als ob seine Büros in Düren angesiedelt wären. Über eine Standleitung stehen ihnen alle Features des IT-Systems und der Telefonanlage in Düren zur Verfügung.

Franz Breuer, EDV-Leiter von MAY+SPIES: "Durch die Anbindung per Standleitung haben wir jederzeit die Möglichkeit, uns eine Übersicht über die Auslastung des Zentralverkaufs zu verschaffen, der dank evo-one sehr effizient arbeitet. Das erleichtert die Personaleinsatzplanung enorm."